Aus der Trickkiste

Vorsicht Bürokratie: Wie Lehrer/innen Verwaltungsvorgänge beschleunigen können 15.03.2010, 13:47

Schlafender Arbeiter
Bild: pixabay [CC0 (Public Domain)]

Hier erfahren Sie eine einzigartige Methode, wie Sie als Lehrer/in bürokratischer Langsamkeit erfolgreich begegnen können. Sie benötigen dazu nichts weiter als einen höflichen Umgangston, ein paar Briefmarken und unsere drei Regeln. Sie werden erstaunt sein! Dass diese Methode tatsächlich funktioniert, zeigen zwei beispielhafte Fälle.

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Entscheidungen des bürokratischen Apparats benötigen oft viel sinnlose Zeit. Häufig sind solche langen Entscheidungswege nicht nur innovationsbremsend, sondern auch anstrengend und schädlich für alle Beteiligten. Dabei gibt es auch für normalsterbliche Lehrer/innen einige Möglichkeiten, Entscheidungsprozesse seitens des Apparats drastisch zu beschleunigen.

Wie funktioniert der staatsbürokratische Apparat?

Lehrer/innen an staatlichen Schulen haben zwar weisungsbefugte Vorgesetzte, juristisch sind sie aber vom jeweiligen Bundesland beschäftigt. Der Chef der Chefs ist also nicht der Oberchef, sondern auch nur der Vorarbeiter (der allerdings eine Menge Befugnisse hat).

Damit hat jede/r Entscheidungsträger/in einen Vorgesetzten - und sei es der Staat persönlich. Anders ausgedrückt: Es gibt in der Entscheidungshierarchie niemanden, der das letzte Wort sprechen kann.

Deshalb werden wichtige Belange vor dem tatsächlichen “Chef” verhandelt - nämlich der staatlichen Gerichtsbarkeit (wie bspw. die Frage der steuerlichen Absetzbarkeit des Arbeitszimmers vor dem Bundesverfassungsgericht). Was eine Lehrerin, ein Direktor, eine Schulrätin, ein Ministerialreferent oder eine Kultusministerin dazu meint, ist letztendlich relativ bedeutungslos, da sie alle nur ausführende Gestalten sind.

Warum die Bürokratie oft so langsam funktioniert

In vielen Situationen ist damit unklar, wer für eine Entscheidung zuständig ist. Gibt es jemanden, der/die formal für die Entscheidung zuständig ist, fühlt er/sie sich doch häufig nur als Ausführende/r einer höheren Gewalt (nämlich der staatlichen).

Die meisten Entscheidungsträger/innen sind integriert in den Apparat der öffentlichen Verwaltung. In diesen Strukturen steigen vor allem die auf, die Vorgaben von oben (Vorgesetzte, Gesetze, Verwaltungsvorschriften) korrekt umsetzen. Der Innovationsfreudige, Kreative wird es in diesem Apparat nicht weit bringen. Das ist durchaus nicht negativ zu werten, denn der Staat ist ein solides Schiff, keine aufstiegsorientierte Firma der New Economy.

Die entsprechende Mentalität der Entscheidungsträger führt jedoch dazu, dass Entscheidungsprozesse häufig immense Zeiträume in Anspruch nehmen (wozu auch der obligatorische “Dienstweg” beiträgt) und Lösungen niemals unkompliziert unbürokratisch sein dürfen.

Wie man bürokratische Prozesse von unten beschleunigt - Drei Regeln

Wenn Sie mit jemandem kommunizieren, der einfach nicht in die Gänge kommt, dann beschleunigen Sie das Verfahren nach diesen drei Regeln:

  1. Wenden Sie sich direkt an höhere Ebenen - auch wenn das vom Dienstweg her nicht vorgesehen ist. Die Person, mit der Sie konfrontiert sind, wird umgehend große Angst davor bekommen, den nun informierten Vorgesetzten negativ aufzufallen und zügig zu einer Entscheidung kommen, meist in Ihrem Sinne.
  2. Schlagen Sie unorthodoxe Lösungen vor. Die zuständigen Entscheidungsträger haben nicht die geringste Lust, sich mit diesen Lösungen auseinanderzusetzen und werden es deshalb bevorzugen, eine schnelle Entscheidung in der ursprünglichen Angelegenheit zu treffen. Ihre Lösungsvorschläge dürfen jedoch nicht lächerlich absurd sein, sondern sollten einen gewissen Realitätsbezug wahren.
  3. Bleiben Sie immer sachlich und neutral - egal wie sehr sie sich aufregen. Sie befinden sich in einem administrativen Diskurs, da haben Flüche und Zynismen nichts verloren.

Wie das geht, erfahren Sie in den folgenden Fallbeispielen:

Fälle, in denen bürokratische Entscheidungen beschleunigt wurden

Die folgenden Fälle haben tatsächlich so wie beschrieben stattgefunden. Sie sind in jeder Hinsicht anonymisiert: Namen, Daten und Orte sind so verändert, dass kein Rückschluss auf die tatsächlichen Ereignisse gezogen werden kann. Sollte Ihnen eine Ähnlichkeit zu Ihnen bekannten Personen oder Ereignissen auffallen, so ist diese mit Sicherheit rein zufällig.

Fall 1: Elterngeld

Ein verbeamteter Lehrer, wir nennen ihn Herrn Scholz, nahm “Elterngeld” in Anspruch, um sich ein Jahr lang seinem Kind zu widmen. Das Besoldungsamt setzte zum Zeitpunkt der Geburt (März 2008) die Zahlungen aus, die zuständige Landesbank jedoch machte keinerlei Anstalten, das Geld auszuzahlen. Alle Anfragen von Herrn Scholz wurden ignoriert oder mit dem Vermerk “in Bearbeitung” kommentiert.
Durch folgendes Vorgehen konnte der Lehrer den Prozess erfolgreich beschleunigen:

Brief 1: Ende Juni 2008

Herr Scholz schrieb folgenden Brief an die Landesbank. Auf dem Brief war deutlich zu erkennen, wohin Kopien des Briefs geschickt wurden:

An Landesbank des Landes X

Elterngeld für Hanno Scholz, Antrags-Nr. xxy

Zur Kenntnisnahme
- Herr A (Besoldungsamt)
- Herr B (Arbeitsministerium des Bundeslandes)
- Frau Ursula von der Leyen (Bundesministerin für Familie, Senioren, Frauen und Jugend)

Sehr geehrte Bank,

am x.04.2008 haben Sie mir den Eingang meines Antrags auf Elterngeld unter der o.g. Nummer für meine am x.03.2008 geborene Tochter Scholomana Scholz bestätigt. Ich gehe davon aus, dass Ihnen alle notwendigen Unterlagen vorliegen und dass ich die entsprechenden Anforderungen für die Zahlung von Elterngeld erfülle.

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend bezeichnet auf seiner Webseite das Elterngeld als “wichtige Säule moderner und nachhaltiger Familienpolitik”. Das bedeutet: Die Entscheidung, ein (oder am besten: mehrere) Kind(er) zu zeugen, soll durch unterstützende Zahlungen motiviert werden.

Die Entscheidung, dieses Angebot der Staatsverwaltung anzunehmen, hat in meinem Fall dazu geführt, dass sich mein Konto inzwischen deutlich im Minus befindet (es stehen immerhin >5.500 Euro an Elterngeldzahlungen aus). Bekannte, die Elterngeld beziehen, teilen mir mit, dass Wartezeiten von 4-6 Monaten absolut üblich sind (was mir zuvor unbekannt war). Sollte das bei mir ebenfalls der Fall sein, müsste ich zur Überbrückung einen Kredit aufnehmen.

Ich bitte Sie hiermit, meinen Antrag beschleunigt zu bearbeiten, damit ich genug Kraft und Nerven für einen weiteren Zeugungsvorgang behalte.

Mit freundlichen Grüßen

Rupert Scholz

Herr Scholz hat hier einige höheren Ebenen aktiviert (Regel 1). Zwar ist es unwahrscheinlich, dass die Familienministerin seinen Brief lesen und zur Kenntnis nehmen wird - aber wenn sie es tun würde und eine entsprechende Anfrage an die Landesbank richten würde, dann würde man dort schnell ins Rotieren kommen. Und das möchte man ja unter allen Umständen vermeiden.

Tatsächlich meldete sich die Landesbank zwei Tage nach Eingang des Briefes (!) telefonisch bei Herrn Scholz und teilte mit, dass der Antrag in Bearbeitung sei, es würden aber noch einige Unterlagen fehlen. Herr Scholz reichte die Unterlagen sofort ein.

Brief 2: Juli 2008

Zwei Wochen später telefonierte Herr Scholz mit einem Mitarbeiter der Landesbank, der ihm mitteilte, dass der Fall “in Bearbeitung” sei. Einen konkreten Termin könne er nicht nennen. Der Prozess war also nach dem viel versprechenden Hoch im Juni wieder zum Erliegen gekommen, und Herr Scholz warf noch ein Scheit ins Feuer:

An Landesbank des Landes X

Elterngeld für Hanno Scholz, Antrags-Nr. xxy
Antrag auf Gewährung eines zinsfreien Kredits über 10.000 Euro

Zur Kenntnisnahme
- Herr A (Besoldungsamt)
- Herr B (Arbeitsministerium des Bundeslandes)
- Frau Ursula von der Leyen (Bundesministerin für Familie, Senioren, Frauen und Jugend)

Sehr geehrte Bank,

nach meiner Anfrage vom xx.06.2008 haben Sie sich bei mir gemeldet und wollten verschiedene weitere Angaben (Gewinnermittlungen, Steuererklärung usw.). Diese habe ich umgehend nachgereicht.

Gerade habe ich mit einem Ihrer Mitarbeiter telefoniert. Ich interpretiere seine Aussage dahin gehend, dass sich in meiner Angelegenheit überhaupt nichts getan hat.

Ich bin bei meiner Hausbank inzwischen mehrere tausend Euro im Minus und bezahle dafür rund 15% Dispo-Zinsen. Das kann nicht Sinn des Elterngeldes sein.

Ich bitte Sie hiermit, mir einen zinsfreien Kredit über 10.000 Euro zu gewähren, den ich nach Erhalt des ausstehenden Elterngeldes (inzwischen >7.000 Euro) selbstverständlich sofort ausgleichen werde.

Mit freundlichen Grüßen

Rupert Scholz

Damit hat Herr Scholz nicht nur ein weiteres Mal ungefragt höhere Stellen eingeschaltet (und damit die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sich jemand von “oben” den Fall genauer ansieht), sondern auch Regel 2 (Stellen unorthodoxer Forderung) befolgt: Er hat die Bank nicht auf das ursprüngliche Anliegen angesprochen, sondern informell einen Kredit beantragt. Sollte die Bank es wagen, den Kreditwunsch abzulehnen, wird der offensichtlich verrückte, aber durchhaltewillige Herr Scholz die Frage stellen, wovon er seine Miete bezahlen soll. Diese Diskussion dürfte die Zeit, die die Bearbeitung des Antrages in Anspruch nimmt, bei weitem überschreiten.

Und entsprechend ging die Rechnung von Herrn Scholz auf: Wieder meldete sich umgehend ein Mitarbeiter der Bank und erklärte, das Elterngeld sei bewilligt; eine Woche nach Abschicken seines zweiten Briefes fand Herr Scholz die offizielle Bestätigung für sein Elterngeld im Briefkasten.

Abschließend lässt sich sagen, dass Herr Scholz alles richtig gemacht hat, wenn man von Sachlichkeitsausrutscher am Ende des ersten Briefs absieht. Es soll darauf hingewiesen werden, dass dieses Vorgehen wahrscheinlich nicht von Erfolg gekrönt gewesen wäre, wenn Herr Scholz schon zwei Wochen nach erster Antragstellung entsprechend operiert hätte. Denn damit hätte er sich lediglich als Nervensäge profiliert - ein normaler Mensch kann nicht erwarten, dass nach zwei Wochen ein solcher Antrag komplett bearbeitet ist. Nach drei Monaten ohne Einkommen jedoch ist die Aufsässigkeit von Herrn Scholz verständlich.


Fall 2: Anerkennung der Lehrbefähigung für ein Drittfach

Frau Schuster hat die Fächer Religion und Englisch studiert, unterrichtet aber an einer beruflichen Schule seit Jahren Fächer des geographischen Bereichs - auch in der Oberstufe, wo sie Abitur abzunehmen hat. Sie möchte deshalb eine offizielle Anerkennung ihrer Lehrbefähigung für Geographie.

Im Juli 2009 verweist man sie vom zuständigen Schulamt aus an ein ebenfalls im Bundesland gelegenes Regierungspräsidium, wo ein gewisser Herr Schmitt (OStD) für die Anerkennung der Drittfächer zuständig ist. Sie schickt ihm im Juli einen entsprechenden Antrag und eine Liste ihrer bisherigen Tätigkeiten und Qualifikationen (Teilnahme an Ausgrabungen etc.), aus der eindeutig hervorgeht, dass sie für den Unterricht in Geographie qualifiziert ist.

In den folgenden Monaten wählt sie unzählige Male die Telefonnumer von Herrn Schmitt - er ist fast nie zu erreichen. Von selbst ruft er nie an, auf Mails antwortet er grundsätzlich nicht. Dabei ist er, wenn sie ihn mal telefonisch erreicht, immer freundlich und verbindlich. Selbstverständlich wäre das eine gute Idee, das sollte man schon hinkriegen, meint er.

Aber es ist wie verhext. Herr Schmitt erklärt, dass sie Studienleistungen im Gegenwert von 60 ECTS-Punkten bräuchte. Frau Schuster hat entsprechende Fernstudienleistungen vorzuweisen, doch plötzlich fällt Herrn Schmitt ein, dass eine Prüfung an einer regulären Hochschule vorzuweisen sei, Zwischenprüfung würde genügen. Frau Schuster bietet nach ausgiebiger Informationsphase im Studentensekretariat und an der Uni an, an der Uni ein Grundstudium mit Bachelor-Zwischenprüfung durchzuführen. Herr Schmitt fällt auf, dass gerade Bachelor nicht möglich sei. Frau Schuster nimmt mit dem Landeslehrerprüfungsamt Kontakt auf und vereinbart, selbst eine Prüfung an der Uni unter Beteiligung der Kultusverwaltung zu organisieren.

Inzwischen ist es November geworden. Frau Schuster stellt am 27.11. per Mail eine Anfrage an Herrn Schmitt, ob dieses Vorgehen genehm sei. Keine Reaktion. Nach zahllosen Versuchen erreicht sie ihn telefonisch am 5.1.2010. Herr Schmitt hält das beschriebene Vorgehen für eine gute Idee, er müsse nur noch etwas abklären und würde sich nächste Woche melden. Natürlich meldet er sich nicht. Als Frau Schuster ihn einige Wochen später telefonisch erreicht, beteuert Herr Schmitt, dass er so viel zu tun habe, das Vorgehen wäre jedoch grundsätzlich in Ordnung. Frau Schusters Bitte, ihr das schriftlich zu bestätigen, hält er ebenfalls für eine gute Idee und verspricht, spätestens übermorgen eine entsprechende Mail mit der Zusage zu versenden. Diese Mail wird natürlich nie verschickt.

Damit hat Frau Schuster fast sieben Monate damit verbracht, Herrn Schmitt hinterherzulaufen, der - so ihr Verdacht - nichts weiter im Sinn hatte, als sie am langen Arm verhungern zu lassen. Seine auch am Telefon geäußerte Befürchtung: Sollte eines Tages mal bei Frau Schuster jemand durchs Abi fallen und Klage erheben, würde er als Zuständiger zur Verantwortung gezogen.

Frau Schuster platzte nun der Kragen, nachdem Herr Schmitt seine ganz deutliche Zusage (”übermorgen”) nicht eingehalten hatte und schrieb einen Brief an Herrn Schmitt. Dazu benutzte sie den Dienstweg und schickte eine Kopie an das örtliche Regierungspräsidium:

Brief an den zuständigen Sachbearbeiter Herrn OStR Schmitt

Drittfachanerkennung/-ausbildung Wirtschaftsgeographie

Sehr geehrter Herr Schmitt,

ich habe das 1.+2. Staatsexamen in den Fächern Englisch und Religion abgelegt. Seit 2001 unterrichte ich am Herbertianum in Landau Englisch und verschiedene geographische Fächer (Geographie, Wirtschaftsgeographie), wobei die geographischen Fächer den größeren Teil meines Deputats ausmachen. Ich unterrichte Geographie u.a. in der Oberstufe (abiturrelevant). Deshalb wäre eine Drittfachanerkennung für das Fach Geographie/Wirtschaftsgeographie sinnvoll.

Anfang Juli 2009 wurde über das RP Musterberg (Frau Müller) eine erste Anfrage an Sie getätigt bzgl. meiner Drittfachanerkennung Geographie. Nachdem ich einige Wochen lang keine Reaktion erhalten hatte, fragte ich bei Frau Müller nach, die mir mitteilte, dass eigentlich Sie mich informieren sollten. So nahm ich Kontakt mit Ihnen auf.

1) Sie sagten, 60 ECTS-Punkte würden als Anerkennungsgrundlage genügen. Zwei meiner früheren Fernstudien hätten einen Großteil dieser Punktzahl abgedeckt. Sie bezweifelten, dass diese Leistung dem Bachelorniveau entsprechen würde. Nach mehreren Rücksprachen mit Herrn Maier (Leiter der Fernstudien-Akademie Musterberg) meinerseits und ihrerseits konnten wir uns versichern, dass die Studien der Fernstudien-Akademie das Bachelorniveau noch übertreffen. Kurze Zeit später ließen Sie mich auf meine Anfrage hin wissen, dass eine universitäre Prüfungsleistung auf dem Niveau von Bachelor oder Diplom (Zwischenprüfung) erbracht werden müsse - ECTS-Punkte würden nicht ausreichen. Das Zentrale wäre, dass ich eine “Prüfungsleistung” erbringen müsste, auch Nebenfach wäre möglich.

2) Ich hatte daraufhin ein Treffen mit Prof. Meckel, dem Studiendekan des geotopologischen Instituts an der Universität Musterberg. In Absprache mit ihm bot ich Ihnen an, eine NF-Prüfung im Bachelor (inklusive aller erforderlichen Studienleistungen) abzulegen, Herr Meckel würde mir bescheinigen, dass diese Zwischenprüfung einer “Zwischenprüfung im Fach Geographie” gleichwertig sei. Sie bestätigten diese Möglichkeit telefonisch. Da mich dieses Vorgehen immerhin neben meiner Berufstätigkeit 4 Semester, 2000 Euro und eine nicht unerhebliche Zahl an Vorlesungen und Lernleistungen gekostet hätte, bat ich Sie (Mail 25.11.), mir eine entsprechende schriftliche Bestätigung zukommen zu lasse. Nun teilten Sie mir telefonisch mit, dass gerade die Bachelor-NF-Prüfung nicht möglich sei. Ein weiteres Mal erwähnten Sie u.a. die “Diplom-Zwischenprüfung”, die - wie ich Ihnen gegenüber ebenfalls schon mehrfach erwähnt habe - nicht mehr angeboten wird.

3) Am 27.11.2009 bot ich Ihnen in Übereinkunft mit Herrn Muckel vom Landeslehrerprüfungsamt an, selbst eine Prüfung an der Universität Musterberg mit Beteiligung der Kultusverwaltung zu organisieren. Auch auf meine Nachfragen vom 17.12. per Mail und vom 05.01. per Telefon haben Sie nicht reagiert. Am 01.02. habe ich sie telefonisch erreichen können. Sie meinten, dieses Vorgehen wäre denkbar und sicherten mir zu, bis Mittwoch, 03.02., eine schriftliche Stellungnahme per Mail zu schicken. Bisher ist nichts angekommen.

Wie Sie wissen, ist die Angelegenheit nicht nur für mich persönlich, sondern auch für meine Schule von Wichtigkeit. Ein entsprechendes Schreiben meiner Schulleitung habe ich Ihnen am 25.11.2009 zukommen lassen.

Ich sehe inzwischen keine Möglichkeit mehr, den Fall persönlich mit Ihnen zu klären. Immerhin habe ich seit unserem ersten Kontakt schon zwei Einschreibefristen für ein Studium an der Uni Musterberg versäumt. Ich denke, die beste Lösung ist es, den Vorgang auf dem Dienstweg weiterzuführen, was ich durch dieses Schreiben einleite.

Ich möchte noch eine persönliche Anmerkung abgeben:

Die Geographie-Lehrer im Land sind knapp. Ihnen ist bekannt, dass meine Qualifikationen im geographischen Bereich außerordentlich hoch sind (siehe Anhang, Ihnen bekannt). Eine Lösung, die den formalen Ansprüchen genügt, würde eine voll Geographie-befähigte Lehrkraft für das Land schaffen. Eine solche Lösung scheint sich nicht zu finden. Statt dessen kämpfe ich seit einem halben Jahr gegen die Hürden der Bürokratie. Ich weiß nicht, ob mich das zu einer besseren Geographielehrerin machen wird.

Inga Schuster

Frau Schuster fasste im Brief den gesamten Ablauf noch einmal ausführlich zusammen, um eine Grundlage für weitere offizielle Diskussionen zu schaffen (dem Herrn Schmitt waren die Sachverhalte ja zur Genüge bekannt). Außerdem spekulierte sie darauf, dass der Mann, der aus Angst um seine Position monatelang keine Entscheidung getroffen hatte, kein Interesse daran besaß, dass dieser Fall extremer Verschleppung seinen Kollegen und Vorgesetzten bekannt würde. Die Grundlage war durch den Dienstweg und die Kopie ans Regierungspräsidium geschaffen; außerdem war nun klar, dass Frau Schuster nicht aufgeben würde und bei Bedarf alle offiziellen Hebel in Bewegung setzen würde. Das war für Herrn Schmitt natürlich unbedingt zu vermeiden.

Tatsächlich erhielt Frau Schuster zwei Tage, nachdem der Brief vom Sekretariat ihrer Schule abgesendet wurde, einen positiven Bescheid des Sachbearbeiters Herrn OStD Schmitt - auf den sie mehr als ein halbes Jahr lang gewartet hatte.

In diesem Fall hat sich Frau Schuster viel Zeit gelassen (sie hatte auch keinen terminlichen Druck) und sicher mehrere hundert Male die Nummer von Herrn Schmitt gewählt. Frau Schuster hätte das Verfahren sicher auch schon früher beschleunigen können; denn offensichtlich ging es Herrn Schmitt in keiner Weise um formaljuristische Gerechtigkeit, sondern nur um seinen eigenen Kopf. Sonst hätte er nicht in solch hoher Geschwindigkeit eine definitive Zusage verfassen können.

Zusammenfassung: Wann und wie die Verwaltung unter Druck setzen

Die vorgestellten Beschleunigungstechniken setzen voraus, dass man ein gewisses Gespür für die tatsächlichen Verhältnisse hat. Wenn ein Antrag in den Mühlen der Bürokratie festhängt oder wirklich der internen Prüfung bedarf, macht man sich durch wilde Briefeschreiberei an Vorgesetzte und Minister/innen nur Feinde - vor allem wenn die Entscheidungsträger/innen tatsächlich keine Möglichkeit haben, den Vorgang zu beschleunigen.

Man sollte die vorgestellten Verfahren also nur dann anwenden, wenn ganz klar ist, dass eine faulheits- oder intentionsbedingte Verschleppung vorliegt. Dann wirken diese Techniken jedoch erstaunlich gut.

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