Cloud, USB-Stick, E-Mail

Eigene Dateien zwischen Schule und Zuhause synchronisieren 15.02.2018, 18:44

Zuhause + Schule: Dateien (Office-Symbole) werden synchronisiert
Bild: OpenClipart-Vectors/Pixabay (Montage) [CC0 (Public Domain)]

Als Lehrer/in haben Sie mindestens zwei Arbeitsplätze: den heimischen Schreibtisch und die Schule. Um Ihre Daten (Arbeitsblätter, Notenlisten etc.) zwischen beiden Orten aktuell zu halten, gibt es mehrere Möglichkeiten: Cloud-Dienste, E-Mail oder USB-Stick/externe Festplatte. Hier finden Sie Pro und Kontra hinsichtlich Datenschutz- und Urheberrecht, technischer Anforderung und Praxistauglichkeit.

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Beachten Sie bitte, dass in den folgenden Ausführungen urheber- und datenschutzrechtliche Probleme angesprochen werden, die Sie persönlich verantworten müssen. An vielen Stellen gibt es Unklarheiten und juristische Grauzonen. Die folgenden Ausführungen sind keine Rechtsberatung.

Als Lehrer/in haben Sie zwei Arbeitsplätze: die Schule und den heimischen Schreibtisch. Oftmals brauchen Sie die gleichen Dateien an beiden Orten - Klassiker sind Excel-Notenlisten oder Arbeitsblätter, die Sie zuhause erstellen und in der Schule verarbeiten wollen (z.B. verändern, ausdrucken, an den Kopierer schicken).

Nun gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese Dateien zwischen Schule und heimischem Arbeitsplatz zu transferieren.

Synchronisation via Cloud-Dienst

PRO: unkomplizierte Bedienung (wenn einmal installiert); läuft von selbst

CONTRA: datenschutzrechtlich äußerst bedenklich; viel Technik im Spiel; zuverlässige Internetverbindung erforderlich

Sie speichern Ihre Dateien »in der Cloud« und benutzen dafür einen Dienst wie OneDrive, Tresorit oder Dropbox. Wenn der Dienst in das Betriebssystem (Windows: »Arbeitsplatz«, macOS: »Finder«) integriert ist, speichern Sie die Datei und sie wird automatisch synchronisiert. Wenn Sie die Datei am anderen Gerät (Rechner, Smartphone, Tablet …) öffnen, ist sie auf dem aktuellen Stand. Wenn Sie in der Schule von Ihrem Smartphone drucken können, brauchen Sie die Daten auch gar nicht mit irgendwelchen Schulrechnern zu synchronisieren.

Die Integration in den Arbeitsplatz funktioniert nur, wenn der Dienst auf dem jeweiligen Rechner installiert ist. Das ist in Schulnetzwerken oft nicht einfach möglich, zumal meist weitere Einstellungen (wie z.B. Proxy-Server) erforderlich sind.

Wesentlich kritischer sind jedoch datenschutz- und urheberrechtliche Fragen: Vor allem wenn personenbezogene Daten (wie Notenlisten) im Spiel sind, befindet man sich rasch in der roten Zone. Zudem stehen die Cloudserver häufig irgendwo im Ausland (wo evtl. andere Richtlinien für Datenschutz gelten als in Deutschland). Dienste mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (siehe z.B. Sichere Dropbox-Alternativen für Lehrer/innen) sind ein Lösungsansatz, der jedoch ebenfalls juristisch nicht einwandfrei ist und im Dauerbetrieb sporadisch technische Probleme mit sich bringt. Weiterhin ergeben sich urheberrechtliche Unklarheiten (Was darf ich digitalisieren? Was darf ich wo (z.B. auf einem Server) speichern?).

Fazit: Wenn man datenschutz- und urheberrechtlich eine weiße Weste behalten will, kommt die Synchronisation personenbezogener Daten über die Cloud nicht in Frage - selbst eine individuelle Installation (wie ownCloud) dürfte juristisch problematisch sein.

Synchronisation per E-Mail an sich selbst

PRO: zuverlässiges, bekanntes Verfahren

CONTRA: viele Arbeitsschritte notwendig; datenschutzrechtlich bedenklich; keine automatische Synchronisation

Das kennen Sie natürlich: Sie haben ein Arbeitsblatt gemacht und wollen in der Schule noch was ändern. Sie schicken sich selbst das Arbeitsblatt, rufen die Mail in der Schule ab, öffnen das Arbeitsblatt, nehmen Ihre Änderung vor, drucken das Arbeitsblatt aus. Sie speichern das Arbeitsblatt und mailen es sich zurück. Später (zuhause am Rechner oder sonstwo am Smartphone, Tablet …) öffnen Sie die Mails, speichern das Arbeitsblatt in Ihren Unterrichtsmaterial-Ordner (Lesetipp: Organisation von Unterrichtsmaterialien auf der Festplatte - Verzeichnisstruktur).

Der größte Nachteil für die Praxis: Vergessen Sie einen Arbeitsschritt, verschwindet die Änderung im Nichts. Wenn Sie sich also das Arbeitsblatt aus der Schule nicht zurückmailen, haben Sie die alte Version zuhause auf der Festplatte und die geänderte Version auf dem schulischen Rechner.

In urheber- und datenschutzrechtlicher Hinsicht ist E-Mail etwas legaler als dubiose Cloud-Server in Panama; eine Notenliste durch die Gegend mailen kann man natürlich nicht. Man könnte die Mails grundsätzlich bspw. mit PGP verschlüsseln oder die einzelnen Dateien vor dem Transfer verschlüsselt komprimieren (bspw. ein passwortgeschütztes Zip-Archiv erzeugen), was den Aufwand nochmals erhöht. Auch dieses Vorgehen kann juristisch fragwürdig sein.

Fazit: Auch für datenschutz- und urheberrechtlich unproblematisches Material ist der Aufwand so hoch, dass dieses Verfahren nur für einzelne Aktionen in Frage kommt - auf keinen Fall für systematischen und regelmäßigen Transfer zwischen Zuhause und Schule.

Synchronisation per Festplatte oder USB-Stick

PRO: unkompliziert; juristisch wahrscheinlich akzeptabel (sofern verschlüsselt)

CONTRA: hohe Gefahr des Datenverlusts; unsichere Transfersituation (Festplatte/USB-Stick geht in der Straßenbahn verloren); analoge Dimension (Medium muss herumtransportiert werden)

Wir gehen im Folgenden davon aus, dass Sie beim Einscannen, Digitalisieren o.ä. sämtlicher Medientypen die Grenzen des Urheberrechts kennen und berücksichtigen.

Viele Kolleg/innen bringen ihre externe Festplatte in die Schule mit, hängen sie an den Rechner und haben Zugriff auf ihr gesamtes Unterrichtsmaterial. Das geht natürlich auch mit einem USB-Stick. Sie öffnen also die Datei vom externen Medium aus, bearbeiten sie, speichern sie - und  zuhause greifen Sie direkt auf die aktuelle Version zu. Das ist praktisch und unkompliziert, bringt aber zwei maßgebliche Probleme mit sich:

Problem 1: Festplatte/USB-Stick wird vergessen
Als Sie Ihre Festplatte am Schulrechner einstecken wollen, um das Arbeitsblatt für die nächste Stunde an den Kopierer zu schicken, stellen Sie fest, dass die Festplatte noch zuhause auf dem Frühstückstisch liegt. Schade. Die Lösung für dieses Problem besteht darin, nicht mit Festplatten zu arbeiten, sondern mit einem USB-Stick, den Sie am Schlüsselbund, an der Halskette o.ä. tragen. Eine Betrachtung geeigneter USB-Sticks hier: USB-Sticks für Lehrer/innen: Praxistipps und Kaufempfehlungen

Problem 2: Festplatte/USB-Stick geht verloren
Die schlimmere Variante des ersten Problems: Sie vergessen Ihre Schultasche und damit die externe Festplatte in der Straßenbahn. Wenn dort alle Schülerdaten unverschlüsselt drauf sind, haben Sie ein paar düstere Wochen vor sich. Die Lösung besteht darin, die Daten wasserdicht zu verschlüsseln. Wie das geht, erfahren Sie hier: Anleitung: Dateien verschlüsseln mit VeraCrypt

Wenn die Daten ordentlich verschlüsselt sind, dürfte das Verfahren einigermaßen unproblematisch sein. So schreibt bspw. der Lehrerinnenfortbildungsserver Baden-Württemberg:

Für sicherheitsbewusste Anwender, die private Daten, Passwörter, vertrauliche Dokumente (z.B. eine Prüfungsaufgabe, eine Beurteilung, ...) oder Noten auf dem USB Stick / auf dem Gerät mit sich herumtragen, eine mehr als nur unangenehme Vorstellung [wenn das Medium verloren geht]. Um derart sensitive Dateien und Informationen sicher auf tragbaren Datenträgern zu transportieren, müssen Sie diese verschlüsseln.

Weiter benötigen Sie eine Verschlüsselung, wenn Sie als Lehrkraft auf Ihrem privaten PC personenbezogene Daten von Schülern verarbeiten. Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zum Datenschutz an öffentlichen Schulen im Bereich Urheberrecht und Datenschutz in der Schule.

Daraus ist zu folgern, dass das Abspeichern von Notenlisten auf einem USB-Stick datenschutzrechtlich legal ist. In allen Bundesländern gibt es zusätzliche Maßnahmen zu beachten; in Baden-Württemberg muss bspw. die Schulleitung einem persönlich in Papierform gestellten Antrag »Antrag auf Nutzung privater Datenverarbeitungsgeräte für dienstliche Zwecke« zugestimmt haben.

Fazit: Wenn Sie die Daten ordentlich verschlüsseln, ist der Transport von Dateien auf externer Festplatte oder USB-Stick das Verfahren der Wahl. Um die Logistik möglichst einfach zu gestalten, benutze man statt einer Festplatte einen USB-Stick, der am Schlüsselbund hängt. Mehr darüber hier: USB-Sticks für Lehrer/innen: Praxistipps und Kaufempfehlungen

Zusammenfassung

Die Synchronisation über einen Cloud-Dienst ist vor allem für Vielnutzer/innen am bequemsten; technisch ist die Einrichtung gerade in der Schule nicht ganz ohne, außerdem gibt es massive datenschutzrechtliche Bedenken, wenn personenbezogene Daten synchronisiert werden.

E-Mail kann man nur in Einzelfällen benutzen, da das Drumrum viel zu aufwändig und fehleranfällig ist.

Ein guter Mittelweg besteht darin, seine Daten verschlüsselt auf Festplatte oder - handlicher: - USB-Stick mit sich zu führen. Mehr dazu erfahren Sie in diesen beiden Artikeln:

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