»Getting Things Done«

3 Tipps, wie man als Lehrer/in den Kleinkram effizient wegarbeitet 24.07.2016, 11:44

Zahllose Mini-Aufgaben überfluten die heimische Lehrer/innen-Seele: Elterntelefonate, Papiere wegräumen, ein kurzes Protokoll tippen, die Lektüre bestellen … Und dazwischen die private Steuererklärung und die Abwasserrechnung. Der gefühlte Stress ist immens, lässt sich durch einige einfache Tricks jedoch oft in verblüffendem Maße minimieren.

Stressigen Arbeitsstapel auf dem Schreibtisch minimieren
Bild: Shutterstock / Gyvafoto / sylv1rob1 (Montage)
Anzeige

Das Konzept »Getting Things Done« steht für Techniken, mit denen man Arbeit effizienter gestaltet. Zentrale Elemente sind Dinge wie Todo-Listen und Selbstdisziplin. Auf Dem Lehrerfreund können Sie hierzu im Bereich Prokrastination überaus Nützliches erfahren.

Besonderheit des Lehrerlebens: Kleinkram

Auch ein Tischler muss die Werkstatt fegen, Nägel kaufen und Rechnungen schreiben. Aber an dem Einbauregal arbeitet er dann doch viele konzentrierte Stunden. Eine schöne Quote wäre: zehn Stunden hobeln, eine Stunde fegen und Rechnungen schreiben.

Für die Lehrer/in dagegen nehmen solche kleinen Sekundäraufgaben einen absurd großen Anteil der Gesamtarbeitszeit ein. Das gilt übrigens nicht nur für die Heimarbeit, sondern auch für den Unterricht: Geld für die Klassenkasse einsammeln, zur Ruhe ermahnen, Hausaufgaben kontrollieren, den Beamer anschließen - wie viel Prozent der Unterrichtszeit bleiben für das Kerngeschäft übrig?

Warum Kleinkram Stress verursacht

Zum Beruf der Lehrer/in gehören - neben den Kernaufgaben wie Unterrichten/Unterrichtsvorbereitung, Korrigieren, pädagogische Arbeit - unglaublich viele kleine Aufgaben, die, jede für sich genommen, eigentlich nicht viel Zeit beanspruchen: einen Anruf tätigen, eine Lektüre bestellen, einen Stapel Hefte zählen, den Aushang für die Projekttage tippen, dem Referendar den Zeitungsscan schicken.

Weil diese Arbeiten so schnell zu erledigen sind, lassen viele Personen sie gerne liegen; man kann den Job ja buchstäblich in fünf Minuten erledigen. Die schiere Anzahl der unerledigten Aufgaben führt zu deinem Gefühl der Gestresstheit - obwohl ein großer Teil davon in kurzer Zeit abzuarbeiten wäre.

Erschwerend kommt hinzu, dass die beruflichen Tätigkeiten von ihrer äußeren Form her den Anforderungen des Privatlebens aufs Haar gleichen. Man telefoniert, man schreibt eine Mail, man fertigt eine Liste an oder heftet ein Blatt Papier in einen Ordner. Die Gefahr der Vermischung ist groß. Zuerst telefoniere ich mit der Großmutter, dann mit einem gestressten Schülervater, anschließend mit meinem Kfz-Versicherer und schließlich mit dem Erlebnispädagogen, der die Klassenfahrt begleitet. Man verliert den Überblick, der berufliche Stress arbeitet sich unbemerkt ins Privatleben hinein. 

Die Liste von Lehrer M.

Nehmen wir den fiktiven Lehrer M. und fragen ihn, was er aktuell alles auf seinem To-Do-Stapel liegen hat. Er beginnt zu stöhnen, wie viel das sei, dann beginnt er aufzuzählen. Wir schreiben mit:

  1. Lektüre bestellen
  2. Rechnung Busunternehmen überweisen
  3. Note Heini Müller überprüfen
  4. Aufsätze Bio-LK 13 korrigieren
  5. Anfragen wg. Klasse 8: Kostenloses Zeitungsabo möglich beim Stadtkurier?
  6. Datenschutzerklärung ausdrucken + unterschreiben
  7. Kurzreferate von R. und U. benoten
  8. Mail von Frau Schmitt beantworten
  9. Kurztest Kl. 7 korrigieren
  10. Protokoll letzte Konferenz abheften
  11. Klassenarbeit Kl. 9 Bio entwerfen
  12. Unterricht Kl. 8 vorbereiten
  13. Unterricht Kl. 9 vorbereiten
  14. Unterricht Kl. 12 vorbereiten
  15. Kollege M. per E-Mail wegen Passwort anfragen
  16. Schulleiterin: Plakat im Flur aufhängen ok? (per Mail)
  17. Dieter anrufen wg. Schülerzeitung
  18. Zeitungsprojekt vorbereiten

Viel ist nicht immer viel

Eine Liste mit 18 Punkten. Wenn Herr M. nur daran denkt, die Liste abzuarbeiten, wird ihm schlecht. 18 Dinge erledigen! Er geht heute Mittag lieber ins Schwimmbad und hat deswegen den ganzen Tag bis zum Einschlafen ein schlechtes Gewissen, weil er nichts erledigt hat.

Wir wollen Herrn M. helfen. Wie lange braucht er für die einzelnen Punkte? Wir ergänzen die Liste:

  1. [10 min] Lektüre bestellen
  2. [4 min] Rechnung Busunternehmen überweisen
  3. [2 min] Note Heini Müller überprüfen
  4. [8 h] Aufsätze Bio-LK 13 korrigieren
  5. [7 min] Anfragen wg. Klasse 8: Kostenloses Zeitungsabo möglich beim Stadtkurier?
  6. [2 min] Datenschutzerklärung ausdrucken + unterschreiben
  7. [20 min] Kurzreferate von R. und U. benoten
  8. [5 min] Mail von Frau Schmitt beantworten
  9. [20 min] Kurztest Kl. 7 korrigieren
  10. [1 min] Protokoll letzte Konferenz abheften
  11. [40 min] Klassenarbeit Kl. 9 Bio entwerfen
  12. [15 min] Unterricht Kl. 8 vorbereiten
  13. [45 min] Unterricht Kl. 9 vorbereiten
  14. [90 min] Unterricht Kl. 12 vorbereiten
  15. [2 min] Kollege M. per E-Mail wegen Passwort anfragen
  16. [2 min] Schulleiterin: Plakat im Flur aufhängen ok? (per Mail)
  17. [10 min] Dieter anrufen wg. Schülerzeitung
  18. [1 h] Zeitungsprojekt vorbereiten

Wenn Herr M sich jetzt genau eine Stunde hinsetzt (grüne Markierungen), kann er seine Liste auf 7 lumpige Punkte reduzieren. Mit zwei zusätzlichen Stunden sorgt er dafür, dass von der Liste noch genau drei (!) überschaubare Punkte übrigbleiben. Kann er diese drei Stunden ohne zu prokrastinieren herunterreißen, bleiben ihm noch drei wirklich entspannte Stunden im Schwimmbad. Am Abend erledigt er zwischen 20 und 22:30 Uhr die Punkte 14 und 18. Innerhalb eines Tages hat Herr M. seine schier unüberschaubare, gewaltige, furchteinflößende Liste AUF EINEN SCHNÖDEN PUNKT REDUZIERT. Mit anderen Worten: Am nächsten Morgen steht er auf und hat nichts zu tun, als einen heftigen Satz Bio-Arbeiten zu korrigieren.

Die Alternative besteht übrigens darin, zwei Wochen ein schlechtes Gewissen mit sich herumzuschleppen und dann vor einem monströsen 40-Aufgaben-Stapel zu stehen. Keine gute Alternative.

3 Tipps, um den Kleinkram in Schach zu halten

Aus den bisherigen Gedankengängen ergeben sich die folgenden drei Tipps fast zwingend:

1. Erledigen Sie kleine Aufgaben SOFORT

Alles, was weniger als 5 Minuten dauert, erledigen Sie umgehend, denn:

  • Sie sparen Nerven: Die Aufgabe verschwindet in Hochgeschwindigkeit aus Ihrem Leben. Sie müssen den Zettel nicht hundert Mal anschauen und sich von ihm nerven lassen.
  • Sie sparen Zeit: Wenn Sie einen Zettel, dessen Bearbeitung 3 Minuten dauert, fünf Mal anfassen und wieder weglegen, haben Sie für das Anfassen und Weglegen mehr Zeit verbraucht, als die ganze Aufgabe in Anspruch nimmt.

Dieser Tipp passt gut zur Zwei-Minuten-Regel zur Vermeidung von Prokrastination.

Praxisbeispiel:

Sie ziehen aus Ihrer Schultasche einen Konferenzbeschluss, den Sie einscannen und an jemanden mailen müssen. Legen Sie ihn nicht "bis nachher" irgendwohin, sondern machen Sie es sofort. Lassen Sie ihn nicht eine Sekunde los! In drei Minuten sind Sie fertig, schmeißen den Zettel weg und müssen nie mehr daran denken.

2. Räumen Sie alles, was erledigt ist, SOFORT weg

Auf Ihrem Schreibtisch liegen 12 Blätter, deren Anblick in Ihnen das Grausen weckt ("So viel zu tun!"). Dabei sind sieben dieser Blätter schon bearbeitet und müssten nur noch weggeschmissen oder abgeheftet werden.

Wenn Sie Punkt 1 einhalten können, dann räumen Sie das Material nach Erledigung auch sofort weg - den oben genannten Konferenzbeschluss in den Papierkorb, die beantwortete E-Mail ins gesehen-Postfach, die Gehaltsabrechnung in den Steuerordner. Es geht um den Psycho-Faktor: Große, unordentliche Papierhäufen erzeugen Stress, weil sie viel unerledigte Arbeit simulieren. Weg damit! 

3. Trennen Sie private und berufliche Aufgaben strikt

Für Zeitmanagement-Trainer Burkhard Heidenberger ist die Vermischung von privaten und geschäftlichen Belangen "der fruchtbare Boden des Schreibtisch-Chaos".

Wenn Sie Ihre beruflichen Aufgaben isolieren können, wissen Sie immer genau, wann Sie arbeiten, wann Sie nicht mehr arbeiten und was Sie für die Arbeit noch zu tun haben.

Sie können mit räumlichen und/oder zeitlichen Trennungen arbeiten:

  • räumliche Trennung: Die Dinge Ihres Privatlebens liegen auf einem anderen Stapel/in einem anderen Zimmer als diejenigen Ihres Berufslebens. Das ist gerade bei digitalen Inhalten (E-Mails, Word-Dokumenten etc.) nicht immer einfach.
  • zeitliche Trennung: Wenn Sie für die Schule arbeiten, dann arbeiten Sie nur für die Schule (und vice versa). Beantworten Sie nicht zwischendrin eine Mail Ihres Schwiegervaters. Die Hardcore-Pomodoro-Fetischist/innen gehen während ihrer Arbeitsphasen nicht mal ans Telefon (siehe z.B. hier: Effizientere Unterrichtsvorbereitung mit der Pomodoro-Technik).

Übrigens haben Menschen, die mit ihrem Smartphone zuhause die beruflichen Mails bearbeiten, zunehmend das gleiche Problem. Die Grenze zwischen "Familienfrühstück" und "Dr. Klöppke über das Messekonzept informieren" verschwimmt. Und so will nun wirklich keiner leben.

Anzeige



neuerer Beitrag — 3 Tipps, wie… — älterer Beitrag

Einmal monatlich Neues vom Lehrerfreund

Seit fast 15 Jahren verschicken wir einen kostenlosen Newsletter. Das meinen unsere Leser/innen:
»Der Lehrerfreund-Newsletter ist der einzige, den ich regelmäßig lese und nicht ungeöffnet in den Papierkorb befördere.«

Tragen Sie hier Ihre E-Mail-Adresse ein. Wenn es Ihnen nicht gefällt: ein Klick zum Austragen.

14110 Empfänger/innen

Anzeigen
Beitrag empfehlen
  • facebook