Beliebt bei der Sekretärin 07.02.2012, 16:55

Zu den zentralen Mitarbeiter/innen einer Schule zählt die Sekretärin. Warum es sinnvoll ist, bei ihr beliebt zu sein und wie man das erreicht.

Die Schulsekretärin hat wesentlich mehr Wissen und Einfluss, als es ihre Stellung auf den ersten Blick nahelegt:

1. Die Schulsekretärin weiß alles

• Sie befindet sich stets in unmittelbarer Anwesenheit der Direktorin/des Direktors. Die Sekretärin weiß, wer dort ein- und ausgeht, wer angeschnauzt wird oder in welchem Tonfall sich die Direktor/in über den Referendar äußert.
• Viele Kommunikationsstränge laufen bei ihr zusammen. Wer Kreide benötigt, wer die Telefonnummer einer Schülermutter oder die Seriennummer des Kopierers wissen möchte, fragt sie - und hält vielleicht noch ein kurzes Schwätzchen mit ihr. Damit ist eine Sekretärin mit etwas Menschenkenntnis bestens über aktuelle Vorgänge und die Sozialdynamik im Kollegium informiert: Wer streitet mit wem, wann beginnt der Umbau der Sporthalle, was hat der Abteilungsleiter für Pläne ... etc.
• Ein großer Teil des Telefon- und Schriftverkehrs geht durch ihre Hände. Sie weiß genau, wer häufig krank ist, wann unangekündigte Unterrichtsbesuche anstehen und wie groß das Budget für die neuen Computerräume ist.

Selbstverständlich ist die Sekretärin zu Stillschweigen verpflichtet, was interne Verwaltungsvorgänge betrifft. Wenn der eine Lehrer über den anderen motzt, behält sie das häufig auch für sich: Je weniger sie selbst tratscht, desto mehr erfährt sie.

Die Sekretärin ist also Geheimnisträgerin Nummer 1. Wenn Sie das nächste Mal vor ihr stehen, fühlen Sie sich wie ein gläserner Mensch.

2. Die Sekretärin hat mehr Einfluss, als man denkt

Gerade der enge Kontakt zur Schulleitung gibt der Sekretärin Möglichkeiten zur (ungewollten?) Einflussnahme. Eine telefonische Krankmeldung kann sie je nach Laune mit verschiedenen Untertönen nach oben weitergeben: "Der Herr Schmitt fehlt SCHON WIEDER." vs. "Herr Schmitt ist krank; der arme Mann, am Telefon klang er ganz verschnupft."

Ähnlich verhält es sich im Kontakt mit den Kolleg/innen. Der Unterschied zwischen "Die Liste ist noch nicht abgetippt worden." und "Ich warte seit zwei Wochen darauf, dass mir Herr Schmitt die Liste endlich mailt." ist offensichtlich.

Ob die Sekretärin diese subversive Macht gar nicht, gezielt oder ungewollt einsetzt, hängt von Situation und Menschentyp ab. Dennoch hat die Sekretärin diese Möglichkeiten der Einflussnahme.

Sollte man bei der Sekretärin beliebt sein?

Viele Lehrer/innen sehen in den technischen und verwalterischen Mitarbeiter/innen (Sekretärin, Hausmeister/in) eher exekutive Organe, die eben die anfallenden Aufgaben erledigen. Die obigen Ausführungen zeigen jedoch, dass es fatal sein kann, wenn die Sekretärin einen hasst. Darüber hinaus ist es natürlich erfreulich, wenn Anfragen schnell erledigt werden ("Könnten Sie mir wohl schnell den Ansprechpartner bei Diercke heraussuchen?" - "Ja, Moment bitte." / "Sehr gerne, ich müsste schauen, ob ich nächste Woche im Archiv etwas finden kann.")

Kurz: Es kann niemals schaden, wenn man einen guten Draht zur Sekretärin hat. Das gilt in besonderem Maße für Referendar/innen und neue Kolleg/innen.

Wie man sich bei der Sekretärin beliebt macht

Ob Sie bei der Schulsekretärin beliebt sind, hängt von Ihrer Sichtweise ab: Halten Sie sie für eine Sklavin, die den verdammten Papierkram zügig zu erledigen hat, dann sollten Sie mit einem eher frostigen Verhältnis rechnen, und das geschieht Ihnen dann auch recht. Natürlich können Sie Ihre wahre Einstellung überspielen und im Sekretariat herumschleimen ("Wunderschönen guten Morgen, Frau Schmitt!"). Aber wehe, die Sekretärin bemerkt das! Dann sind Sie geliefert.

Wenn Sie aber die Sekretärin als vollwertige Kolleg/in betrachten, können Sie sich ihrer Loyalität oder wenigstens ihrer Neutralität sicher sein (sofern nicht andere Unstimmigkeiten zwischen Ihnen stehen).

Beachten Sie die Grundregeln höflicher Kommunikation und machen Sie ihr ab und zu eine kleine Freude:

• Sagen Sie immer schön höflich "Guten Morgen" und "Auf Wiedersehen".
• Wenn Sie etwas haben wollen, verwenden Sie das Wort "Bitte".
• Bringen Sie ihr ein Sträußchen Blumen mit.
• Nach dem Lehrerkaffee bieten Sie ihr ein Stück Kuchen an.

Das macht der Sekretärin den Arbeitsalltag angenehmer, Sie selbst fühlen sich gut - und sie können sicher sein, mit einer der mächtigsten Personen an Ihrer Schule verbündet zu sein.