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Ein rascher Notenschlüssel…

*ohne Gewähr


Vorsicht, Falle!

Kopierer speichern alle kopierten Dokumente - jahrelang 21.04.2010, 19:11

Mann an Kopierer
Bild: 3dman_eu / pixabay [CC0 (Public Domain)]

Seit Anfang 2000 enthalten fast alle größeren digitalen Kopiergeräte Festplatten. Bei vielen Modellen werden sämtliche kopierten Dokumente dauerhaft gespeichert. Hoffentlich haben Sie an Ihrem Schulkopierer in letzter Zeit keine sensiblen privaten Dokumente kopiert. Und hoffentlich haben Sie in den letzten Jahren nicht das erlaubte Kontingent an Schulbuchkopien überschritten.

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  • (geändert: )

Digitale und analoge Kopierer

Fast alle heutzutage hergestellten Kopierer arbeiten mit digitaler Technologie. Das bedeutet: Die Vorlage wird

mit dem Scanner digitalisiert und in einem Speicher (RAM oder auch Festplatte) zwischengespeichert. Das hier gespeicherte Bild der Vorlage wird anschließend elektronisch an das Druckwerk (Laserdruckwerk) übertragen und ausgedruckt.

Wikipedia: Elektrofotografie, Abschnitt Analoge und digitale Kopiertechnik

Das Kopiergerät an Ihrer Schule ist mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit ein Digitalkopierer.

Sensible Daten bleiben im Kopierer

Das Datenschutz-Problem besteht nun darin, dass bei den größeren Modellen auf der Festplatte des Kopierers sämtliche bislang kopierten Dokumente als Bilddatei gespeichert bleiben. CBS News kaufte im Februar 2010 vier zufällige gebrauchte Kopiergeräte für jeweils 300 US-Dollar, baute die Festplatten aus (Gesamtdauer: 30 Minuten) und extrahierte mehrere Zehntausend Dokumente, wofür moderate EDV-Sachkenntnis erforderlich war (“using a forensic software program availabe for free on the Internet”). Die Journalisten hatten damit Zugang zu Unmengen sensibler Daten, u.a. eine Liste gesuchter Sexualstraftäter der Buffalo Police Narcotics Unit und eine 300 Seiten starke Kartei mit detaillierten medizinischen Daten einer New Yorker Versicherungsgesellschaft.

Den meisten Menschen dürfte unbekannt sein, dass Kopierer die Bilder, die sie während des Fotokopierprozesses scannen, auf einer Festplatte speichern, teilweise permanent. Nach einer Umfrage der Fa. Sharp (die u.a. Kopiergeräte herstellt) aus dem Jahr 2008 gehörten 60 Prozent der US-Amerikaner zu den Unwissenden.

Die Daten werden offensichtlich nicht standardmäßig verschlüsselt:

Alle größeren Hersteller teilten uns mit, dass sie Sicherheits- oder Verschlüsselungspakete zu ihren Produkten vertreiben. Sharp vertreibt ein Kit, das die Dateien auf den Festplatten in Kopierern automatisch löscht. Die Software kostet 500 US-Dollar.

Wie groß ist die Gefahr der dauerhaften Speicherung wirklich?

Im CBS-Artikel wird behauptet:

Fast alle digitalen Kopiergeräte, die seit 2002 hergestellt wurden, haben eine Festplatte [...], die eine Bilddatei von jedem kopierten, gescannten oder gemailten Dokument dauerhaft speichert.

CBS News 15.04.2010: Digital Photocopiers Loaded With Secrets, Übersetzung Lehrerfreund

Die Nachfrage bei den Herstellern gibt ein etwas eigenartiges Bild. Die meisten Hersteller (wie Xerox, Kyocera, Canon) beteuern zwar, dass bei den kleinen und mittleren Produktlinien, wie sie i.d.R. im Schulbetrieb zum Einsatz kommen, keine Daten auf der Festplatte gespeichert werden. Eine Zwischenspeicherung der Daten fände bei diesen Produktlinien nur im RAM (Arbeitsspeicher) statt; sie würden damit beim nächsten Kopiervorgang automatisch gelöscht. Im gleichen Atemzug wird jedoch oft verwiesen, wie wichtig in jedem Falle die Verwendung eines “Security Kits” sei. “Security Kits” sind optional zu erwerbende Hard- oder Softwareerweiterungen, die es erlauben, die Daten auf der Festplatte zu löschen, zu verschlüsseln oder eine Speicherung schon grundsätzlich zu verhindern. Der Straßenpreis für ein Security Kit liegt bei 300 bis 800 Euro pro Kopierer.

Einzig bei Sharp erfährt man, dass alle Geräte mit Festplatte die Daten dauerhaft speichern, sofern man nicht das Sharp “Data Security Kit” als Hardware-Option zum Kopierer kauft. In der Tat hat Sharp sich als erster Kopierer-Hersteller 2003 nach internationalen Sicherheitsstandards zertifizieren lassen (die anderen sind nachgezogen, z.B. Xerox) und spricht die Problematik auf der Website offen an und gibt zu, dass auf digitalen Kopierern und Drucker frühere Kopieraufträge in großer Menge auf den Festplatten gespeichert bleiben können. Die Gegenmaßnahme, die Sharp anbietet, ist das optionale (!) "Data Security Kit", das die gespeicherten Daten verschlüsselt (egal auf welchen Medien sie gespeichert werden - Festplatten, Flashspeicher ...).

Das bedeutet, dass selbst wenn jemand ohne Berechtigung auf Ihren Drucker oder Kopierer zugreifen kann, alle abgerufenen Daten unverständlich und damit unbrauchbar sind. Mit Hilfe der sicheren Überschreibungsfunktion des Data Security Kits können übrig gebliebene Dateien bis zu siebenmal durch eine Reihe an willkürlichen Werten überschrieben werden. In Verbindung mit unserem einzigartigen Verschlüsselungsschutz verhindert die Datenüberschreibungsfunktion, dass Restdaten mit Hilfe handelsüblicher Mittel ausgewertet werden können.

sharp.de: Data Security Kit

Tatsächlich muss man die Sachlage für jeden Kopierer individuell überprüfen. Entsprechend zwiespältig fallen die Kommentare zum CBS-Artikel aus - während (angebliche) Mitarbeiter von größeren Kopiererherstellern die hohen Sicherheitsstandards betonen, spucken (angebliche) entrüstete Benutzer Gift und Galle.

Handlungsvorschläge für Lehrer/innen

Auf jeden Fall sollte man bei der Anschaffung eines Kopierers ganz bohrend nachfragen, was mit den beim Kopiervorgang generierten Daten geschieht und entsprechend ein Security Kit mitkaufen. Auch wenn schon ein Kopierer vorhanden ist, sollte man den zuständigen Händler oder Techniker entsprechend löchern und evtl. ein Security Kit nachkaufen.

Dabei interessieren nicht die Mailbox- oder Archivierungssysteme, die viele Kopierer bieten. Dort kann man häufig benutzte Vorlagen u.ä. ablegen; dass diese dauerhaft gespeichert werden, wenn man sie speichert, ist klar. Interessant ist dagegen die Speicherung der Kopien des Tagesgeschäfts - also das spontane Kopieren von der Glasplatte bzw. per Einzelblatteinzug. Gerade im Schulbetrieb gibt es eine Menge sensibler Daten, deren Verbleib auf der Festplatte zu vermeiden ist. Zwar werden die ältesten Daten sukzessive gelöscht, wenn die Festplatte voll ist, um Platz zu schaffen - aber um eine 60-Gigabyte-Festplatte zu füllen, sind zigausend Kopiervorgänge nötig. Auf einem Schulkopierer finden Sie damit schon nach einem Schuljahr:

  • Sensible Schülerdaten: Noten, Verweise, interne Vermerke ...
  • Die kompletten Arztrechnungen und Rezepte der Lehrer/innen, die privat versichert sind und beim Einreichen der Rechnungen Kopien anfertigen müssen.
  • Sämtliche Privatkopien, die Lehrer/innen angefertigt haben: Kredite, Strafzettel, anwaltliche Schreiben, Scheidungsurkunden ...
  • Tausendfach illegale Kopien aus Arbeitsmaterialien und Schulbüchern, die in atemberaubenden Maße gegen die neuen Richtlinien zum Fotokopieren in Schulen der KMK und der VdS Bildungsmedien verstoßen (vgl. Lehrerfreund 01.12.2008: Wie viel Lehrer/innen fotokopieren dürfen).

Unstrittig ist: Bei einer detaillierten Auswertung der Festplatte Ihres Schulkopierers wird das halbe Kollegium wegen Verstoßes gegen das Urheberrecht gefeuert.

Viel Spaß also morgen früh beim Kopieren.

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Kommentare

7

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  • #1

    Was ist denn das für ein Blödsinn? Ich muss als Admin und Besitzer doch einstellen können, was gespeichert wird. Das mit den “Security-Kits” ergibt doch gar keinen Sinn. Warum soll ich Zusatzgeräte kaufen um eine Funktion zu deaktivieren, die man garnicht erst hätte einbauen müssen?

    schrieb Bachsau am

  • #2

    Was ich persönlich immer wieder etwas komisch finde: Niemand informiert den Kunden vorab über solche möglichen Probleme. Meistens erfährt man erst aus der Presse, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist.

    schrieb Carsten am

  • #3

    Es gibt auch Kopierer in Netzwerken, bei denen reicht ein falscher Tastendruck und die Kopie landet digital auf öffentlich zugänglichen Laufwerken. Kann auch peinlich enden!

    schrieb Andreas Tillmann am

  • #4

    (Sorry, bin im Urlaub und auf Dienstreisen, daher dauert die Antworterei die nächsten drei Wochen etwas.)

    Abzocke ist es nicht, aber es steckt mehr dahinter, als man nach Augenschein vermuten dürfte.

    (Es geht jetzt etwas ins Detail - ich bitte, die nicht technisch interessierten Leser, die nächsten sechs Punkte zu überspringen.)

    1) Das Überschreiben dauert aufgrund der Datenmengen merklich Zeit.
    Das ist für Anwendungsbeispiele, bei denen Sicherheit hohe Priorität hat, nicht sonderlich relevant, bei einem Gerät aber, welches typischerweise nicht-sensitive Daten kopiert, wird aber nach jedem Job die Platte überschrieben, was die Produktivität reduziert.

    Deshalb ist die Funktion oftmals sogar unerwünscht, man kann aber beispielsweise vor Geräterückgabe die Festplatte komplett löschen lassen (zumindest bei uns über eine Servicefunktion), was aber einige Zeit dauert.

    (Als Beispiel nehmen wir mal eine Farbseite, A4, gescannt bei 600 dpi.
    Das sind, für uns metrisch denkende Menschen, 600/2,54 = 236,22 Punkte pro Zentimeter (plus Kleingeld)

    236,66 P/cm x 20 cm x 236,66 p/cm x 29 P/cm ergeben (für ein A4-Blatt mit Rand gescannt)
    32.363.935 Punkte, von denen jeder drei Farben mit 8 Bit speichert, also drei Byte verschlingt.
    Unkomprimiert bummelig 92 MB - pro Seite.)

    Das merkt der Anwender durchaus, besonders wenn mal eben 100 Seiten kopiert werden.


    2) Man kann für viele Einsatzzwecke mit Geräten arbeiten, die ohne Festplatte arbeiten. Nicht-Flüchtigkeit von RAM-Speichern ist ein deutlich geringeres Problem. Wer natürlich Dokumentenablage, Speichern von riesigen Druckjobs oder andere Sachen nutzen will, die viel Platz verbrauchen, kommt um eine Platte nicht herum. Sicherheit und Bequemlichkeit sind hier leider gelegentlich Gegensätze.

    3) “Im Leerlauf des Gerätes” ist für die klassische Anwendergruppe der Data Security Kits nicht gut genug. Was ist, wenn das Gerät ausfällt, Papierstau, Stromausfall, was auch immer? Dann ruft man einen Techniker. Üblicherweise geht das gut, aber es gibt Kunden, die die Techniker vorher Sicherheitsüberprüfungen unterziehen.

    4) Üblicherweise sind die Data Security Kits extern zertifiziert - kryptisch erscheinende Abkürzungen wie “CC EAL3+” weisen darauf hin, daß das System von externen und teuren Experten sehr gründlich unter die Lupe genommen wurde, was sich natürlich auch im Preis niederschlägt. Wir reden hier von deutlich mehr Aufwand als einer Woche oder zwei.

    5) Der technische Aufwand für saubere Verschlüsselung und korrektes Überschreiben ist nicht ohne. Man muß nicht auf die Guthmann-Methode zurückgreifen, aber auch bei scheinbar trivialen Aufgaben liegt der Teufel im Detail.
    So lassen sich Daten auf solid state disks beispielsweise nicht einfach überschreiben, einer der Gründe, warum wir heute noch auf klassische Festplatten setzen - und auch da muß man beispielsweise mit eingebautem Plattencache rechnen. Überschreibt man den selben Bereich mehrfach schnell hinterneinander, so werden alle Schreibzugriffe bis auf den letzten gerne im Cache gehalten. Resultat: Es wird nur einmal überschrieben… Dazu noch werden oftmals bestimmte Algorithmen zur Verschlüsselung und zum Überschreiben gefordert, für die man wieder Bibliotheken lizensieren muß. Nicht alles an Funktionen ist da open source, und “bekannte” Bibliotheken genießen einfach mehr Vertrauen und sind daher schneller extern prüfbar, denn man will ja nicht ewig auf die Zertifizierung warten müssen.

    6) Nicht für jeden Einsatzzweck ist ein DSK (ein Data Security Kit) sinnvoll. Zumindest bei unseren Geräten ist mit handelsüblichen Forensikwerkzeugen nicht viel auszurichten. Die möglichen Angriffe auf Kopiendaten sind zumindest bei uns nicht-trivial. Wir gehen aber davon aus, daß ein Angreifer beispielsweise intime Details über den Aufbau unserer Systeme gewonnen hat (beispielsweise durch reverse engineering oder einfach durch Bestechung von Entwicklern). Auch dagegen muß so ein DSK schützen.

    7) Brauche ich ein DSK? In der Wirtschaft betriebe man jetzt normalerweise Risikoanalyse.

    Wie wahrscheinlich ist es, daß ein bestimmtes Schadereignis eintrifft? Wie hoch ist der Schaden?
    Was kostet eine Gegenmaßnahme? Was wird billiger?

    Rechnen wir mal ein vereinfachtes Beispiel durch:

    Eine Entwicklungsabteilung einer Pharmafirma arbeitet an einem neuen Medikament und täglich werden wichtige Daten fotokopiert und verteilt.
    Die Verteilung der Kopien ist auch risikobehaftet, wir ignorieren das aber jetzt einfach mal.
    Jedenfalls würde es den Entwicklungsvorsprung der Firma von einem Jahr dahinschmelzen lassen, wenn die Daten in die falschen Hände gerieten. Wir nehmen einmal 4.000.000€ als Schadenswert an.
    Der Kopiererraum sei gesichert, aber es steht ein Papierkorb im Raum und das Reinigungspersonal leert diesen täglich.
    Wenn wir jetzt davon ausgehen, daß in zehn Fällen pro Jahr vertauliche Daten im Papierkorb landen und mit einer Chance von 1:1000 ein Mitbewerber das Reinigungspersonal bestochen hat, ihm den Inhalt der Papierkörbe zu verkaufen, könnten wir berechnen, was uns das Risiko pro Jahr kostet.
    4.000.000€ x 10 x 0,001 = 40,000€

    Da wäre ein guter Aktenvernichter (vielleicht in Kombination mit einem zertifizierten Entsorger) eine gute Maßnahme, selbst wenn diese Maßnahme unrealistische 10.000€ pro Jahr kosten sollte.

    So ein DSK schützt gegen einen anderen Angriff, das Auslesen von Daten auf der Festplatte.
    Es kostet aber auch nur einmalig (sagen wir mal) 400€ - und so ein Gerät arbeitet üblicherweise mehrere Jahre. In Relation zum Gerätepreis nicht wirklich ein großer Faktor.

    Wenn Sie also jetzt ein Risiko errechnen, welches über dem Preis für ein DSK liegt, macht es Sinn, sonst nicht.

    Wobei: Eine Risikoanalyse lebt von Schätzwerten. Sie gibt mir aber zumindest ein Gefühl, wenn es darum geht, Risiken finanziell einzuschätzen. Das Ergebnis kann oft überraschen.

    Risikoanalyse ist aber eher etwas für Wirtschaftsunternehmen. Hier wird es beispielsweise schwierig, wenn der Schaden sehr schwer zu schätzen ist. Was kostet es beispielsweise einen Autohersteller, wenn herauskommt, daß er bei der Konstruktion von Airbags wissentlich geschlampt hat?


    Bei - sagen wir mal vorsichtig - einigen staatlichen Organisationen darf so ein Informationsverlust überhaupt nicht vorkommen. Bei diesem Kundenkreis kommen dann oftmals noch erheblich aufwändigere Maßnahmen zum Einsatz, die bis zum Umbau des gesamten Gerätes durch Spezialfirmen reichen. Willkommen in der Welt von TEMPEST, NATO SDIP 27 und ähnlichem.
    Für den Normalsterblichen vollkommen bedeutungslos.

    Aber rechnen Sie mal ihren persönlichen Kopierer-GAU mit Risikoanalye.

    Was wäre der Schadensfall?

    Was kostet es mich (meinen Arbeitgeber), wenn der Schaden eintritt?

    Wie wahrscheinlich ist es, daß der Schaden einmal pro Jahr auftritt?

    Die beiden Werte multiplizieren.

    Dann weiß ich, was mich das Ganze im Jahr kostet.
    (Direkter finanzieller Verlust, Schadensersatzklagen und so weiter.)

    Danach suche ich weitere Katastrophen, stelle die gleiche Rechnung auf.

    Wenn ich alles erfaßt habe, was mir einfällt (und bei der Wahrscheinlichkeit wird üblicherweise geschätzt, außer man hat das Glück, statistisch brauchbare Daten zu haben), kann ich anfangen, diese Kosten den Kosten für Gegenmaßnahmen gegenüberzustellen.

    Ich bleibe dabei: Denken Sie über einen guten Aktenvernichter oder einen guten Dienstleister nach. (Auch Schüler sind wahrscheinlich clever genug, nach Klausurbögen im Abfall zu suchen, die beispielsweise wegen eines Schreibfehlers erneut gedruckt wurden…)

    Überlegen Sie sich, was bei Papierstau passiert.

    Denken Sie daran, Ihre Originale wieder mitzunehmen, wenn es sich um vertrauliche Dokumente handelt (oder kopieren Sie persönliche Dokumente auf dem kleinen Gerät zu Hause, falls vorhanden. Tintenstrahlgeräte leben meist gut ohne Platte.)

    schrieb Jens Stark am

  • #5

    Also, ich muss schon sagen, dass das ein bisschen nach Abzocke riecht, was die Kopiererhersteller da machen.

    Ein “Security-Kit” kaufen, um zu bewerkstelligen, was beim PC mit kostenloser OpenSource Software zu bewerkstelligen ist?

    Ich sehe das ja ein, wenn Leute wirklich ABSICHTLICH Dokumente auf dem Kopierer speichern wollen, dass man dann für die Verschlüsselung ein wenig was bezahlt, ABER um nur die Daten regelmäßig überschrieben zu kriegen damit im Falle eines Falles nichts mehr auf der Platte ist (und das ist es ja wohl, was die meisten Leute wohl einfach nur gerne hätten, zur Dokumentspeicherung und späteren Ausgabe auf dem Kopierer benutzt man ja dann doch lieber die Lösung PC + netzwerkfähiger Kopierer), dafür gleich ein übertriebenes Security-Kit kaufen müssen? Wie aufwändig wäre es wohl, dem Prozessor im Kopierer schnell noch eine Routine zu verpassen, die im Leerlauf des Kopiergerätes schnell mal die Platte mit Zufallsdaten vollschreibt? Für so ein Feature dürfte ein Kopierer gerne 10 Euro mehr kosten, aber nur dafür ein hochgestochenes “Security-Kit” kaufen zu müssen ist meines Erachtens einfach übertrieben!

    schrieb Peter am

  • #6

    Vielleicht einmal einige erklärende Worte. Vorab - ich arbeite für einen der genannten Hersteller im Bereich Sicherheit, deshalb bin ich natürlich nicht ganz unabhängig und kann in Bezug auf technische Details nur von unseren Geräten ausgehen - und äußere eigene Meinungen, nicht offizielle Firmenlinien.

    Die meisten analoge Kopierer wurden ungefähr im Jahr 2000 durch digitale Geräte abgelöst.

    Ein Digitalkopierer ist nichts als eine Kombination aus Scanner, spezialisiertem Computer mit Festplatte und Laserdrucker. Im Gegensatz zu analogen Geräten verarbeiten diese “Kopierer” die Daten binär, das gescannte Bild wird zwischengespeichert.

    Also:

    1) Bild wird gescannt und auf Platte zwischengespeichert.

    2) Bild wird von Platte gelesen und gedruckt

    3) Bereich auf der Festplatte wird wieder freigegeben, aber nicht überschrieben.

    Beim nöchsten Auftrag läuft das wieder so.
    Da der Speicherbereich des letzten Auftrags ja wieder freigegeben wurde, kann das Gerät einfach wieder auf die gleiche Stelle der Festplatte schreiben und überschreibt das, was vorher dort stand.

    Der jeweils letzte Kopierauftrag und Reste von größeren, vorher stattgefundenen, Aufträgen sind natürlich immer noch auf der Platte gespeichert, auch wenn der normale Benutzer keinen Zugriff mehr darauf hat. Daher würde ich den “normalen” Kopiervorgang als äquivalent zur Analogkopie sehen. Sie scannen Papier (Origial) und haben am Schluß Papier (Original und Kopien). Nachträglich können Sie mit den Daten nichts anfangen oder auf sie mit üblichen Mitteln zugreifen, da verhält sich der Kopierer als “black box”. Fragen Sie gegebenenfalls einen Juristen.

    Nur können die Geräte heute mehr, beispielsweise Scans lokal auf der Platte speichern und später drucken. An diese Daten kommt man natürlich trivial wieder heran, was auch so gewünscht ist.
    Ebenso können die modernen Multifunktiosngeräte Scans über das Netzwerk schicken oder auf USB-Sticks speichern. Hier ist Vorsicht geboten - auch im Sinne des Urheberrechts.

    Aber zum Thema Datensicherheit: natürlich existiert das Risiko, daß auf der Festplatte eines Kopierers gespeicherte Daten in die falschen Hände kommen. Speichern Sie diese Daten besser nicht auf dem Gerät. Achten Sie bei Fehlkopien und Papierstau auf den Verbleib der Kopien - es ist viel wahrscheinlicher, daß jemand vertrauliche Dokumente aus dem Papierkorb fischt, als sie aufwändig von der Festplatte zu extrahieren. Ein einfacher, guter Aktenvernichter ist da sehr hilfreich.

    Sprich: Auch hier ist gesunder Menschenverstand gefragt.

    Noch etwas: Sprechen Sie mit Ihrem Fachhändler oder Hersteller, was die Sicherheit ihrer Kopierer angeht. Datensicherheitskits bieten die meisten Hersteller an, als eine von vielen Sicherheitsfunktionen, die aber leider noch zu selten genutzt werden - obwohl die überwiegende Mehrzahl dieser Funktionen kostenlos mitgeliefert wird.

    Ist mein Geschreibsel unklar oder fehlerhaft? Haben Sie Fragen? Einfach die Kommentarfunktion verwenden!

    schrieb Jens Stark am

  • #7

    Natürlich ist das Kopieren von sensiblen Daten ein Problem, wenn diese nach der Entsorgung der Geräte in falsche Hände geraten. Ein anderes, den Alltag störendes Problem tut sich auf: denn laut der Ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder in der Bundesrepublik Deutschland dürfen von Büchern, Heften etc. keine digitalen Kopien angefertigt werden! Somit darf man ja eigentlich gar keine Kopien mehr anfertigen, wenn man davon ausgeht, dass die Kopierer die Vorlagen digital speichern.
    http://www.schulbuchkopie.de/index.html
    http://blog.spitau.de/2010/03/31/kopieren-und-kopien-in-der-schule/

    schrieb MAWSpitau am

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